Prawidłowa dokumentacja księgowa to fundament legalnego i sprawnego funkcjonowania każdej firmy. Dowiedz się, jakie dokumenty musisz przechowywać, jak długo i w jakiej formie, aby spełnić wszystkie wymogi prawne.
Podstawowe zasady dokumentacji księgowej
Ustawa o rachunkowości oraz Ordynacja podatkowa nakładają na przedsiębiorców obowiązek prowadzenia rzetelnej dokumentacji. Każda operacja gospodarcza musi być udokumentowana w sposób umożliwiający:
- Identyfikację transakcji
- Określenie jej wartości
- Ustalenie stron transakcji
- Określenie daty zaistnienia zdarzenia gospodarczego
Faktury - najważniejszy dokument
Faktura VAT to podstawowy dokument księgowy. Musi zawierać wszystkie elementy określone w przepisach:
Elementy obowiązkowe faktury:
- Data wystawienia i data sprzedaży
- Numer kolejny faktury
- Dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP)
- Nazwa towaru lub usługi
- Jednostka miary i ilość
- Cena jednostkowa netto
- Wartość netto i brutto
- Stawka i kwota VAT
- Sposób i termin płatności
Od 2024 roku obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wprowadza nowe standardy wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych.
Paragony fiskalne i faktury uproszczone
Paragony fiskalne mogą być wystarczającą dokumentacją w przypadku drobnych zakupów. Jednak w przypadku wydatków przekraczających określone limity lub gdy chcemy odliczyć VAT, konieczna jest faktura VAT.
Faktury uproszczone (do 450 zł lub 100 euro) mogą zawierać ograniczony zestaw danych, ale ich zastosowanie jest limitowane przepisami.
Umowy i kontrakty
Umowy są kluczową dokumentacją dla wielu transakcji:
- Umowy z kontrahentami - określają warunki współpracy i zabezpieczają interesy firmy
- Umowy z pracownikami - umowy o pracę, zlecenia, o dzieło
- Umowy najmu i leasingu - dokumentujące korzystanie z nieruchomości i sprzętu
- Umowy kredytowe i pożyczkowe - istotne dla zobowiązań finansowych
Dokumenty kadrowe i płacowe
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkowe i wymaga szczególnej staranności:
Obowiązkowe dokumenty kadrowe:
- Kwestionariusze osobowe pracowników
- Umowy o pracę wraz z aneksami
- Świadectwa pracy
- Ewidencja czasu pracy
- Wnioski urlopowe
- Zwolnienia lekarskie (L4)
- Dokumentacja szkoleń BHP
Dokumentacja płacowa:
- Listy płac
- Raporty do ZUS
- PIT-11 dla pracowników
- Dokumenty rozliczeniowe premii i nagród
Dokumenty bankowe
Prawidłowa ewidencja operacji bankowych wymaga przechowywania:
- Wyciągi bankowe (papierowe lub elektroniczne)
- Potwierdzenia przelewów
- Umowy o prowadzenie rachunków bankowych
- Dokumenty kredytowe
- Historię transakcji kartą płatniczą
Dowody wewnętrzne
Gdy brak zewnętrznego dokumentu, należy sporządzić dowód wewnętrzny:
- Raport kasowy - ewidencja operacji gotówkowych
- Polecenie wyjazdu służbowego - delegacja pracownika
- Rozliczenie delegacji - koszty podróży służbowej
- Protokół zniszczenia - likwidacja środków trwałych
- Protokół inwentaryzacji - wyniki spisu z natury
- Polecenie księgowania - operacje nieudokumentowane innymi dowodami
Dokumenty środków trwałych
Majątek trwały firmy wymaga szczególnej dokumentacji:
- Faktury zakupu środków trwałych
- Protokoły odbioru OT (Środki Trwałe)
- Ewidencja środków trwałych
- Karty amortyzacyjne
- Protokoły likwidacji lub sprzedaży
- Umowy leasingu operacyjnego i finansowego
Przechowywanie dokumentacji - okresy i zasady
Dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez określony czas:
5 lat:
- Dokumenty księgowe (faktury, rachunki, dowody wewnętrzne)
- Korespondencja handlowa
- Umowy, których termin realizacji minął
- Większość dokumentów podatkowych
10 lat:
- Dokumenty dotyczące transakcji nieruchomościami
- Dokumenty związane z dziedziczeniem majątku firmy
50 lat:
- Dokumentacja pracownicza (listy płac, karty wynagrodzeń)
- Dokumenty emerytalno-rentowe
Bezterminowo:
- Dokumenty założycielskie firmy
- Akty notarialne
- Uchwały wspólników/akcjonariuszy o strategicznym znaczeniu
Forma przechowywania dokumentów
Dokumenty można przechowywać w formie:
- Papierowej - tradycyjna forma, wymaga odpowiednich warunków przechowywania
- Elektronicznej - coraz bardziej popularna, wymaga systemu zapewniającego niezmienność dokumentów
- Mikrograficznej - rzadziej stosowana
Dokumenty elektroniczne muszą być zabezpieczone przed utratą, zniszczeniem lub nieupoważnionym dostępem. Zaleca się regularne tworzenie kopii zapasowych.
Digitalizacja dokumentacji
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej ma wiele zalet:
- Łatwy dostęp i szybkie wyszukiwanie
- Oszczędność miejsca
- Lepsza ochrona przed zniszczeniem
- Możliwość zdalnego dostępu
- Automatyczne kopie zapasowe
Jednak digitalizacja musi być przeprowadzona prawidłowo, z zachowaniem wymogów dotyczących niezmienności i czytelności dokumentów.
Kontrole i konsekwencje braków
Brak odpowiedniej dokumentacji może skutkować:
- Odmową uznania kosztów uzyskania przychodów
- Odmową odliczenia VAT
- Karami administracyjnymi
- Dodatkowymi zobowiązaniami podatkowymi
- Konsekwencjami karnymi w skrajnych przypadkach
Profesjonalne zarządzanie dokumentacją
W Sganacontr oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie dokumentacji księgowej:
- Weryfikację prawidłowości dokumentów
- Archiwizację w formie elektronicznej
- Pomoc w przygotowaniu do kontroli
- Doradztwo w zakresie wymagań dokumentacyjnych
- Wdrożenie systemów obiegu dokumentów
Zadbaj o swoją dokumentację - to inwestycja w bezpieczeństwo i spokój prowadzenia biznesu.