Fakturowanie elektroniczne staje się obowiązkowym standardem w Polsce. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy wystawiają i przechowują faktury. Dowiedz się, jak się przygotować i jakie korzyści niesie nowy system.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma do wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych. System zapewnia:
- Jednolity format faktur ustrukturyzowanych
- Automatyczną numerację i weryfikację
- Bezpieczne przechowywanie w chmurze
- Natychmiastowy dostęp dla organów podatkowych
- Eliminację potrzeby posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Terminy wdrożenia
Wdrożenie KSeF przebiega etapowo:
- Faza dobrowolna - od stycznia 2022 roku (obecnie trwa)
- Faza obligatoryjna dla transakcji B2B - planowane wprowadzenie w 2025/2026 roku
- Faza obligatoryjna dla transakcji B2C - do określenia
Dokładne daty obowiązkowego stosowania KSeF będą komunikowane z odpowiednim wyprzedzeniem, jednak warto rozpocząć przygotowania już teraz.
Jak działa fakturowanie przez KSeF?
Proces wystawiania faktury w KSeF wygląda następująco:
- Generowanie faktury - w formacie ustrukturyzowanym XML według określonego schematu
- Wysłanie do KSeF - przez API lub interfejs webowy
- Weryfikacja - system sprawdza poprawność danych
- Nadanie numeru - KSeF przypisuje unikalny identyfikator
- Przechowanie - faktura jest zapisana w systemie
- Udostępnienie - nabywca otrzymuje dostęp do faktury
Korzyści z KSeF
Dla przedsiębiorców:
- Oszczędności - brak kosztów papieru, druku, wysyłki
- Szybkość - natychmiastowe dostarczenie faktury
- Bezpieczeństwo - centralne przechowywanie, brak ryzyka utraty
- Automatyzacja - możliwość pełnej integracji z systemami księgowymi
- Ekologia - redukcja zużycia papieru
- Brak podpisu elektronicznego - autentyczność zapewniona przez system
Dla księgowości:
- Automatyczne pobieranie faktur
- Lepsza kontrola nad dokumentami
- Łatwiejsza archiwizacja
- Szybsza wymiana danych z kontrahentami
Wymagania techniczne
Aby korzystać z KSeF, potrzebujesz:
- Dostęp do internetu - stabilne połączenie
- Oprogramowanie księgowe - zintegrowane z KSeF lub możliwość generowania XML
- Konto w KSeF - utworzone przez ministra finansów
- Autentykacja - Profil Zaufany, e-dowód lub certyfikat kwalifikowany
Format faktury ustrukturyzowanej
Faktura w KSeF to plik XML zawierający wszystkie wymagane dane w ustrukturyzowanej formie. Schemat FA_VAT określa dokładnie, jakie pola muszą być wypełnione i w jakiej postaci.
Przykładowe elementy struktury:
- Dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy
- Szczegóły dotyczące towaru lub usługi
- Wartości netto, VAT, brutto
- Informacje o płatności
- Ewentualne adnotacje i uwagi
Integracja z systemami księgowymi
Większość popularnych programów księgowych już posiada lub planuje wdrożenie integracji z KSeF:
- Automatyczne generowanie XML
- Wysyłka faktur do KSeF jednym kliknięciem
- Pobieranie faktur od kontrahentów
- Automatyczne księgowanie
Jeśli Twoje oprogramowanie jeszcze nie wspiera KSeF, skontaktuj się z dostawcą w sprawie aktualizacji.
Faktury sprzed obowiązku KSeF
Faktury wystawione przed wprowadzeniem obowiązku KSeF pozostają ważne. Nie ma konieczności ich migrowania do nowego systemu. Obowiązek dotyczy tylko nowo wystawianych dokumentów.
Faktura korygująca w KSeF
System KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur korygujących. Proces jest podobny do wystawiania zwykłej faktury, ale wymaga wskazania faktury pierwotnej poprzez jej numer KSeF.
Co z fakturami dla konsumentów?
Dla transakcji B2C (sprzedaż dla konsumentów) planowane jest stopniowe wprowadzanie KSeF. W pierwszym etapie obowiązek będzie dotyczył głównie transakcji B2B (firma-firma).
Bezpieczeństwo danych
KSeF został zaprojektowany z myślą o bezpieczeństwie:
- Szyfrowanie transmisji danych
- Silna autentykacja użytkowników
- Regularne audyty bezpieczeństwa
- Zgodność z RODO
- Kopie zapasowe i redundancja danych
Najczęstsze pytania i wątpliwości
Czy muszę mieć kwalifikowany podpis elektroniczny?
Nie. KSeF eliminuje potrzebę posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Autentyczność faktury jest zagwarantowana przez sam system.
Czy mogę wystawiać faktury poza KSeF?
Po wprowadzeniu obowiązku - nie. Wszystkie faktury VAT będą musiały być wystawiane przez KSeF.
Co z fakturami zagranicznymi?
Faktury dla kontrahentów zagranicznych mogą, ale nie muszą być wystawiane przez KSeF. Przepisy szczegółowe są w trakcie doprecyzowania.
Ile kosztuje korzystanie z KSeF?
Samo korzystanie z platformy KSeF jest bezpłatne. Koszty mogą być związane z dostosowaniem oprogramowania księgowego.
Jak się przygotować?
- Sprawdź swoje oprogramowanie - czy jest gotowe na integrację z KSeF
- Załóż konto testowe - zapoznaj się z systemem w środowisku testowym
- Przeszkol zespół - upewnij się, że osoby wystawiające faktury rozumieją nowy proces
- Zaktualizuj procedury - dostosuj wewnętrzne regulacje do nowych wymagań
- Przetestuj - wypróbuj wystawienie faktur w fazie dobrowolnej
Wsparcie Sganacontr
W Sganacontr pomagamy firmom przejść na fakturowanie elektroniczne:
- Doradztwo w zakresie wyboru oprogramowania
- Pomoc w konfiguracji systemów księgowych
- Szkolenia dla zespołów
- Pełna obsługa księgowa z wykorzystaniem KSeF
- Monitorowanie zmian w przepisach
Nie czekaj do ostatniej chwili. Przygotuj swoją firmę na nową erę fakturowania już dziś!